管理方面：
1. 活动照片注意记录，背景杂乱，要注意使用拍摄技巧。
2. 志愿时长管理需要更加严格，不允许出现多加时长及志愿者浑水摸鱼现象，要自行加大督查力度。
3. 通过主题教育，小组讨论与一定奖惩机制相结合，提高成员们对青年志愿者协会的认识，提高了委员们对志愿者这一身份的理解与认同。
4. 在日常活动方面，我们提出了直接负责的活动负责形式，集思广益提出多姿多彩的活动形式与内容并有效提高了委员们对参与活动的积极性和对青年志愿者协会的认同感。
活动流程：
每月三次的活动/老师或其他组织需要我们参与的活动：
各部门讨论出方案/直接收到通知----运营部招募组根据活动具体要求发布信息进行志愿者招募和活动相关负责人排班----项管部根据方案写策划案，并依据策划案写备案表、场地申请表，找老师盖章，递交校青协审核----审核通过将三张表发至青协大群，运营部时长组根据策划案建立签到，并在活动当天及时发布签到码，活动结束后及时补录未签到成功的时长----活动结束后组宣部写通讯稿，总结以供存档，接着进行宣发，推文发至书院官网，公众号，大学生云报，洛小青等----月末办公室负责收集各种材料，如策划案、场地申请表、备案表、活动清单表（一份带照片一份不带）、活动记录表以及各种活动照片递交给校青协，整理志愿者名单用于年底考核。
l 考核：
考核项 | 占比 |
日常工作 | 40% |
活动积极性 | 20% |
文明校园行督查 | 10% |
德园出勤率 | 10% |
会议出勤率 | 10% |
副部自由考量 | 10% |
l 换届：
运营部 | 时长组 | 副部（3） | 委员（6） |
招募组 | 副部（3） | 委员（6） |
组宣部 | 推文 | 副部（2） | 委员（5） |
通讯稿 | 副部（1） | 委员（2） |
总结 | 副部（1） | 委员（2） |
项管部 | 策划案等 | 副部（3） | 委员（6） |
办公室 | 活动记录表 | 副部（1） | 无 |
活动清单 | 副部（1） |
照片，志愿者名单 | 副部（1） |
运营部
时长组：
1. 建签到，依据青协大群里的策划案提供的信息建签到，等待校青协审核
2. 发签到码，给志愿者发布当天活动的签到码
3. 时长补录，分手动补录和批量补录两种方式，手动补录即一个个添加，批量补录需收集志愿者身份证号（开隐私保护）使用电脑版进行补录。补录系统更新，只能补未签退的志愿者，未签到的志愿者只能通过担保书补录，担保书需找许老师盖章
4. 通过，驳回志愿时长，每个活动的志愿时长需手动通过或驳回
5. 审核加入组织的志愿者，一些志愿者临时加入组织需要时长组及时通过
6. 志愿活动超过4小时需分两班签到，每次签到需在22点前申请；每班签到时间不得超过备案表活动时间前后15分钟；签到里的活动内容需详细介绍活动班次、活动人数和活动内容；签到活动地点校内300米范围内，校外500米范围内，活动前准备、来回往返不得算作志愿时长；签到活动名称格式：日期+活动名称（+班次）
7. 每次志愿活动结束后需及时核查志愿者人数及志愿时长，抽查发现问题会纳入年度考核；严禁以任何形式任何原因膨胀时长
8. 临时活动需提前报备方可用担保书补录，活动结束后及时补交材料院级3天内，校级5天内，同时将加盖团委公章的担保书、补录信息表需提交给工号，通过后在两天内进行补录
9. 任何组织职责范围内的工作不能算作志愿时长，尤其是线上工作
10. 审核寒暑假实践活动的志愿时长申请表，审核通过后递交给校青协，校青协通过后由他们补录，时长上限为20h
招募组：
1. 根据无课表进行日常活动负责人排班或者在青协大群内发布负责人招募信息
2. 根据活动需要在各级班长群内发布信息进行志愿者招募，并建立志愿者群聊让报名的志愿者及相关负责人进群。招募志愿者可以是在群里直接发班级＋姓名，发布共享表格大家自行填写(先发表格，再开权限)或者先建立群聊大家直接申请进群由负责人审核之后成功进群的即成功参与
3. 每学期建立无课表表格，让各位副部和委员根据自己课表填写
组宣部
1. 撰写通讯稿：根据策划案与活动实际撰写通讯稿，以供撰写活动总结和推文参考并交由办公室留档。字数要求不少于500字，标题信息要求完整，文章紧密围绕活动内容与意义，避免口语化问题，单位名称或人名勿错，职称莫混淆，年月日时间完整，结尾综合评论，全面议论，大型活动提升高度，上升到社会价值观等层次，但也要以事实为依据，不得臆想，不得夸大其词。
2. 撰写总结：根据策划案和通讯稿内容进行活动总结，总结活动正能量影响与活动中的不足并交由办公室留档。
3. 推文（洛小青）：结合通讯稿与活动实际撰写推文。推文需要发布在学校官网、大学生云报等媒体平台进行宣传。该项工作对于青协形象塑造与考核相关。内容上要求体现时效性与活动内容，结尾升华并着眼未来。同时尽量不出现真实人名，要以第三人视角撰写，文章内不允许出现“我”、“你”这类第一人称叙事（！！！）；文笔上力求文笔优美、逻辑通畅、无敏感词、无负能量。发布时需挑选至少两张构图较好的活动照片作为配图，字数约400字。另需要一位委员每天根据所办活动和构思正能量内容在“洛小青”账号发布内容。
项管部
1. 材料书写：接到活动通知后，按照活动通知撰写策划案。策划案完成后，根据策划案内容来完成场地申请表与活动备案表（❗❗注意场地申请表与活动备案表内容要与策划案主要内容保持一致。活动时间要写明具体时间段，有具体排班时也需要写清楚；活动人数需写负责人和志愿者的总和；活动物资除数量以外，新增活动预算一栏，在表格中要标明清楚；活动流程要以时间为单位来记录活动；应急措施要明示，如下雨时要准备防雨措施❗❗）
2. 材料盖章：场地申请表与活动备案表完成后，要及时到301(团委章)与307(学院章)找老师盖章。
3. 材料审核：场地申请表与活动备案表盖过章后，线上把表格交给校青协审核(目前只审核活动备案表，场地申请表青协自己留档备案)。在月末审核时，要将这个月全部的活动备案表纸质版线下交给校青协。如需提交补录名单，策划案和纸质备案表也要一起发送。
4. 物资准备：举办活动时，由项管部出人搬帐篷变为每个部门自己搬帐篷。平常，需要每两个月清点志愿服数量，并检查志愿服是否有损坏。到学期末，项管部同学需要清洗志愿服(清洗志愿服的资金向上申请)。
办公室
1. 材料递交：
线上：每个月打包各项活动来自组宣部的通讯稿、活动总结➕来自项管部的策划案➕活动照片➕本部门填写的本月活动清单及活动记录表（填写内容字体为仿宋_GB2312三号）发到校青协邮箱，格式为河洛书院xx月活动总结；（总文件夹包括总的每月活动清单和各活动子文件夹，各项材料注明名称）
纸质：每月月底将备案表、补录活动加盖团委公章的担保书送至校青协办公室
2. 照片收集，志愿者名单：每个活动（按月分类）的活动照片清晰原图存在文件夹里面；保存在群里由运营部的同学发送每个活动的志愿者名单
3. 活动清单：按月分类 每个活动对应的名称、时间、地点、志愿人数、总志愿时长及活动照片
